Durante gli eventi di apertura di una nuova attività, o di un nuovo anno, il catering per inaugurazioni risulta tanto più efficace quanto meglio riesce a gestire e intrattenere l’afflusso degli ospiti. A queste feste, le persone non arrivano mai tutte all’inizio e non restano fino alla fine, ma si concentrano intorno al momento clou: un taglio del nastro, un discorso d’apertura di una figura di spicco, o la consegna di un encomio.

Quello che ti serve è un servizio capace di reggere tre ore di andirivieni senza cali di temperatura, di presentazione o di attenzione. È questo che facciamo in Morelli Catering, dagli open day nelle sedi produttive di aziende emiliane fino agli showroom che debuttano a Bologna.

Cosa serve sapere prima di organizzare un’inaugurazione?

Le inaugurazioni aziendali non sono tutte uguali: possono essere dedicate al lancio di una nuova sede, di un progetto, l’inizio di una collaborazione esclusiva o l’apertura di un punto vendita. In alcuni casi, si tratta di celebrare un passo importante nella storia dell’attività, consolidando una comunità di soci e clienti. In altri, è l’occasione per attirare e affiliare nuovi partner e ampliare la clientela, magari in una nuova area geografica.

Si distinguono quindi tra eventi a invito, dove si raduna un pubblico selezionato e si lavora su numeri prevedibili, e open day, che aprono le porte a chiunque passi (fornitori, famiglie dei dipendenti, curiosi del quartiere). In quest’ultimo caso, il servizio va calcolato su una stima larga per poter reggere un flusso discontinuo per tutta la durata.

Le formule del servizio catering

In base alla tipologia di evento, si sceglie come impostare il catering per l’inaugurazione:

• l’aperitivo rinforzato, con finger food caldo e freddo da mangiare in piedi, accompagna bene le giornate a porte aperte;
• le isole gastronomiche danno il meglio quando lo spazio consente più punti di sosta e la preparazione a vista diventa parte del percorso di visita;
• la formula mista si adatta a un’accoglienza informale nella fase pubblica;
• il servizio placé per una cena, ovviamente a numero chiuso, è la scelta abituale per un appuntamento di alto profilo con soci e collaboratori.

In ogni caso, è bene elaborare un menù vario, con proposte vegane e etniche (soprattutto se si ha una lista verificata di invitati). A seconda dell’evento, un servizio di catering struttura un menù personalizzato per soddisfare sia le necessità logistiche che quelle alimentari.

Inaugurazione di una nuova sede aziendale

Quando l’impresa mostra per la prima volta gli spazi in cui lavorerà, il tragitto della visita conta quanto il buffet. Le postazioni vanno distribuite lungo il percorso, così che chi accompagna i clienti tra i reparti abbia dove fermarsi con loro. Sono giornate in cui la presenza cresce nel pomeriggio e cala verso sera, perciò conviene concentrare le ricette calde quando la sala è piena.

Apertura di negozi e showroom

Uno spazio commerciale appena allestito è il contesto meno adatto a un servizio di ristorazione, ma proprio lì capita spesso di dover operare. Mancano gli allacci, non c’è un retro dove appoggiare le cassette e gli arredi esposti costano caro. Lavoriamo con attrezzature autonome e ingombro ridotto al minimo, evitando le fritture che lasciano odore nei tessuti. Alla fine smontiamo, portiamo via ogni cosa e restituiamo il locale pulito per la riapertura del mattino.

Servire dove non c’è una cucina impone anche procedure precise: il personale ha la formazione HACCP e la catena del freddo regge fino al momento in cui si porta in tavola.

Open day e giornate a porte aperte

Quando l’azienda accoglie i dipendenti con le loro famiglie, il pubblico cambia del tutto, perché arrivano bambini, nonni, persone che non hanno mai visto il posto di lavoro di un parente. Il menù si allarga con proposte semplici e riconoscibili, il servizio diventa più informale e il cibo scandisce le ore, tra i reparti aperti e i momenti di intrattenimento. Sono anche le occasioni in cui i numeri variano all’ultimo: gestiamo eventi fino a seicento ospiti e ci adeguiamo ai cambiamenti anche a poche ore dall’inizio.

Se la giornata si svolge in cortile, serve un piano B fin da subito, con una copertura pronta, perché all’aperto cambiano i tempi di tenuta dei piatti caldi.

La scaletta del servizio, prima e dopo il taglio del nastro

Qual è l’orario migliore per organizzare un’inaugurazione aziendale? Dipende, anche qui, dal tipo di evento e a chi si rivolge. Se il pubblico è fatto di clienti e fornitori, il tardo pomeriggio funziona meglio, perché dalle 17:30 in avanti si intercetta chi esce dall’ufficio e la finestra si chiude verso le 20. Quando, invece, si aprono le porte alle famiglie dei dipendenti, conviene il sabato in tarda mattinata, con un servizio che passa dal brunch al pranzo.

Anche l’organizzazione di un buffet deve tenere conto delle tempistiche dell’evento. Se è un open day, spalmato su diverse ore, non solo l’afflusso dei partecipanti non sarà regolare, ma il rischio è di offrire un rinfresco che si esaurisce dopo la prima ondata di ingressi all’apertura. La formula migliore, in questi casi, è diversificare e distribuire le portate in sequenza, partendo con un aperitivo leggero: welcome drink, stuzzichini e finger food serviti sulle isole gastronomiche o distribuiti dai camerieri che circolano. Il servizio a giro braccio, in questa fase, evita le code al banco e raggiunge chi è impegnato in una conversazione. Dieci minuti prima del momento clou, come può essere il taglio del nastro o un discorso di apertura, il personale si ferma, permettendo che l’attenzione si concentri sul più bello. Dopodiché, si possono aprire le postazioni con le proposte calde o i piatti più strutturati.

Va poi considerata la coda della serata, che spesso si dimentica. Chi arriva verso la fine, magari perché ha lasciato l’ufficio tardi, rischia di trovare soltanto tovaglioli e bicchieri vuoti, ma tenere da parte una riserva costa poco.

Per quanto riguarda la preparazione e soprattutto la cottura dei piatti, ci assicuriamo che quasi tutto possa svolgersi sul posto, così da offrire alimenti freschi e gustosi.

Quantità, bevande e servizio bar

Sulle quantità di cibo da preventivare è difficile fare un discorso generico: il catering per ogni evento aziendale deve essere cucito su misura, anche in questo aspetto. A seconda della tipologia di inaugurazione, anche in caso di open day, si fa una consulenza con l’azienda per stimare un minimo e un massimo di partecipanti.

Per quanto riguarda le bevande, non bisogna mai sottovalutare l’importanza del drink di apertura, quello da servire agli invitati nell’attesa che l’evento abbia davvero inizio, e del brindisi. Si calcolano due o tre consumazioni a testa nelle ore iniziali, con una riserva di analcolico. Collaboriamo con barman professionisti che possono sviluppare un cocktail o un signature drink ispirato ai colori del brand, trasformando il bancone dell’open bar in un punto di attrazione.

Catering per inaugurazioni aziendali a Bologna, Modena, Parma e Reggio Emilia

Il catering per aziende si costruisce sulla logistica del posto. Organizziamo eventi tra le province di Bologna e Parma, dove offriamo un servizio completo (dalla degustazione al sopralluogo, fino all’organizzazione e gestione) e un unico interlocutore alle imprese.

Ogni proposta viene strutturata in base al budget, alla location e ai tempi. Contattaci per raccontarci la tua apertura, troveremo insieme la soluzione più adatta a te e ai tuoi invitati!